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オフィスでコスト削減を成功させるポイントは?効果的なアイデアを項目別に紹介
- 目次
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- オフィスでコスト削減できる項目
- オフィスコストを削減させるアイデア
- アイデアその2:オフィスコスト
- アイデアその3:エネルギーコスト
- アイデアその4:オペレーションコスト
- アイデアその5:オフィス賃料の削減
- オフィスのコスト削減を進める手順
- オフィスのコスト削減を成功させるポイント
- コスト削減を推進することでもらえる補助金
- オフィスコスト削減によるメリット
- オフィスコスト削減によるデメリット
- オフィスでコストを削減するならビズキューブ・コンサルティングの検討を
オフィスでコストを削減する際、さまざまな項目が考えられます。実際に始めようと思っても、何から手を付けたらよいのか分からない方もいるでしょう。
- オフィスでコスト削減のためのアイデアが欲しい
- オフィスでコスト削減をする手順が知りたい
- オフィスでコスト削減を成功させるポイントが知りたい
本記事では、上記のような悩みを解決するため、オフィスにおけるコスト削減のアイデアと具体的な進め方を紹介します。本記事を読めばオフィスのコスト削減を成功させるためのポイントや、メリット・デメリットを理解できます。
本記事の内容を意識すれば経営の安定につなげられるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。
オフィスでコスト削減できる項目
オフィスでコストを削減できる項目は、大きく分けて以下の5つです。
- ITコスト
- オフィスコスト
- エネルギーコスト
- オペレーションコスト
- オフィス賃料
コスト削減できるものを項目別に整理することで、どのように取り入れられるのか計画を立てやすくなります。一つずつ解説するので、参考にしてください。
項目その1:ITコスト
ITコストとは、パソコンなどその他周辺機器を含めた、購入やレンタル時にかかる費用のことです。ITコストとして主に含まれるものは、以下の通りです。
ハードウェア
- パソコン
- タブレット
ソフトウェア
- オフィスソフト
- セキュリティソフト
その他費用
- クラウドストレージ
- クラウドコンピューティングの利用料
日本ではデジタル化が推進されたり、「DX推進ガイドライン」が公表されたりするなど、ITコストはこれから増加していくと予想される項目です。
項目その2:オフィスコスト
オフィスコストとは、オフィスで働いていくうえで必要な物品の購入にかかる費用です。オフィスコストとして主に含まれるものは、以下の通りです。
- コピー機
- プリンター
- FAX
- 文房具
- 家具(椅子やデスク、キャビネットなど)
オフィスコストは、電気を使用するものもあり、エネルギーコストともつながりのある項目です。デジタル化がすすめられている一方で、今後も使用頻度が増えると予想されます。
項目その3:エネルギーコスト
エネルギーコストとは、水道光熱費やガソリン代など、運営していくにあたって機器などの稼働に必要なエネルギーにかかる費用です。
水道光熱費の中では、電気代が大部分を占めるといわれています。さまざまな機器を使用するオフィスにおいて、エネルギーコストを見直すことで大幅なコスト削減が見込めるでしょう。
項目その4:オペレーションコスト
オペレーションコストとは、人件費をはじめとし、運営にかかる通信費などを指します。オペレーションコストは、企業全体でみるとかかるコストの大部分を占める項目です。業務の効率化を図ることで改善が見込める項目で、コスト削減を考えるうえでは欠かせません。
人件費など社員にとってメリットのあるものは、社員のモチベーション低下にも関わるため、削減を考えるときは慎重に進める必要があります。
項目その5:オフィス賃料
オフィス賃料とは、毎月支払うオフィスの維持にかかるコストです。周囲の環境や相場によって影響されやすく、変動も見られることがあります。オフィス賃料は経営にかかるコストとして占める割合は大きく、コスト削減の検討をする余地がある項目です。
オフィス賃料の削減は、スタッフ一人一人が協力するものではなく、オーナーやマネージャーが賃貸人に対して交渉します。専門的な知識を要することもあるため、専門化へ依頼するのが一般的です。
オフィスコストを削減させるアイデア
オフィスコストを削減させるアイデアを項目別に紹介していきます。業種によって、コスト削減に力を入れる項目が変わってくるでしょう。これから紹介するのは、あくまでもアイデアの一例です。紹介するアイデアから、さらに自社でも導入できそうなものを探してみましょう。
工場・製造業でコスト削減するアイデアの内部リンクも紹介するので、参考にしてください。
アイデアその1:ITコスト
ITコストを削減させるアイデアとして、以下の項目が考えられます。
- クラウドシステムの導入
- レンタルやリースなどを検討する
ITコストは業務の効率化を図るにあたって、欠かせない項目です。コスト削減をしつつ、業務に支障が出ないようにバランスを見極めながら導入を検討しましょう。
クラウドシステムの導入
クラウドシステムを導入すると、サーバー・周辺機器の購入費用やシステム構築などの初期費用が不要になります。また、クラウドシステムではサーバーの維持費や運用・監視する人件費も減らせます。
クラウドシステムの導入による最大のメリットは、簡単にデータ共有ができるようになることです。
従来の方法では特定のデバイスが無ければ、データの共有が出来ませんでした。クラウドシステムではネット環境さえあれば、時間や場所を問わずデータにアクセスできるようになります。
レンタルやリースなどを検討する
パソコンや周辺機器の性能は日々進歩しており、次々と最新機種が入れ替わっていきます。性能が良いものを導入しようと、購入を繰り返しているとかえってコストがかかってしまうなんてこともあるでしょう。
レンタルの良い点は、最新機種を導入することでかかった、設備投資のコスト回収し損ねるリスクを回避できる点です。自社のものにはなりませんが、レンタルやリースは比較的最新機種を購入するよりも低コストで運用できるようになります。
アイデアその2:オフィスコスト
オフィスコストを削減するアイデアとして、以下の項目が考えられます。
- ペーパーレス化
- オフィスの移転・縮小
オフィスコストに含まれるものは多く、コスト削減効果が十分に見込める項目です。作業効率を落とさないように意識しながら、コスト削減を検討しましょう。
ペーパーレス化
ペーパーレス化を進めることで、用紙代やコピー機の管理費の削減につながります。ペーパーレスのメリットは、用紙代やコピー機の管理費にとどまらず、デジタル化へ移行する流れにも合致した取り組みとなる点です。
また、企業によっては機密文書など処理をするにあたって、大幅な費用が必要となってくることもあります。ペーパーレス化を進めるのであれば、企業がどのように運営方法を変えていくのかも確認しておきましょう。
オフィスの移転・縮小
オフィスの活用目的を最小限に抑えることで、必要なスペースを節約した分オフィスの賃料を下げる方向へシフトします。コロナ禍によって、テレワークやハイブリッドワークの導入を検討する企業も増えてきました。
オフィスの移転・縮小をすると賃料削減はできますが、一度実施してしまうとなかなか取り返しのつかない項目です。オフィス移転・縮小の実施することによる、メリット・デメリットをよく考えたうえで導入しましょう。
アイデアその3:エネルギーコスト
エネルギーコストを削減するアイデアとして、以下の項目が考えられます。
- LEDの電気を使用する
- 不要な電気を使わないようにする
エネルギーコストは、社員一人一人の意識が大切で、なかなか効果を実感しにくい項目です。取り組むことで、どの程度のコスト削減効果が見込めるのか、検討しておくとよいでしょう。
LEDの電気を使用する
LEDは蛍光灯に比べて消費電力が少ないため、コスト削減の効果を得られます。また、蛍光灯に比べて寿命も長く、3~4倍長持ちするため経済的です。
不要な電気を使わないようにする
不要な電気を使わないようにすることは、労力もかからず意識的に取り組める項目です。取り掛かりやすい分効果は薄いですが、継続していればしない場合よりも確実にコストが削減できます。
アイデアその4:オペレーションコスト
オペレーションコストを削減するアイデアとして、以下の項目が考えられます。
- テレワークを導入する
- 固定電話をIP電話やクラウドへ変更する
オペレーションコストでは、人の動きが関わる業務を見直しましょう。
テレワークを導入する
テレワークの導入はただ通勤時間を節約できるだけでなく、通勤にかかるストレスや交通費の削減にもつながります。効率面だけで見るのであれば、テレワークも効果的です。
しかし、自宅で仕事をすることで逆にストレスを感じる方もいるため、デメリットを把握してから導入を検討しましょう。
固定電話をIP電話やクラウドへ変更する
IP電話は、電話回線に変わりインターネット回線を用いています。IPネットワークを用いた通話は、通話料が一定になる点がメリットです。また、電話回線の交換機を用いることで、電話回線工事が不要となります。
アイデアその5:オフィス賃料の削減
オフィスの賃料削減は、コスト削減を考えたときに大幅な固定費削減が見込める項目です。その分反映されるまでに、時間や労力もかかります。
オフィスの賃料削減を検討していても、オフィスの移転や縮小をしてしまうと、業務に支障をきたすこともあるでしょう。オフィスの移転や縮小が難しい場合は、オフィスの賃料を削減するという手段を取るのも一つの手です。
オフィス賃料を削減するときには、賃料増減請求権という制度を活用しましょう。賃料増減請求権は、法律に基づき、特定の条件が満たされた場合に、賃借人が賃料の見直しを求めることができる権利です。
賃料増減請求権について以下の記事で詳しく解説しているので、あわせて確認しておきましょう。
オフィスのコスト削減を進める手順
オフィスのコスト削減を進める手順は、以下の通りです。
- 実務に対するコストのかけ方を見直す
- プランを作成する
- 全スタッフに周知したうえで実施する
- コスト削減を行ったことによる効果を評価する
- 改善点を考慮して再実施する
オフィスのコスト削減をするときは、企業全体で動く必要があるため、綿密なプランを立てておく必要があります。上記の流れを意識して、オフィスのコスト削減を進めましょう。
手順その1:実務に対するコストのかけ方を見直す
現状でどのくらいどこにコストがかかっているのかを見直します。何気なく使っているものでも意識していけば、コスト削減できる項目も見つかってくるでしょう。
コスト削減のためとはいえ、必要経費まで手を付けてしまうと、逆効果となってしまう場合もあります。可能であれば、コスト削減をすることでどのように改善できるのか、見積もりを出しましょう。
手順その2:プランを作成する
漠然とコスト削減を進めていくと、途中であいまいな感じとなってしまいます。定量的にできるものがあれば、具体的な数値を出してプランを作成しましょう。
コスト削減のプラン作成時は、以下の点に注意が必要です。
- 実現可能かどうか
- 実施するにあたって優先順位をつける
- コスト削減の目標を明確にする
コスト削減のプラン作成の段階で具体的に決めておくと、会社全体に伝わりやすくなります。
手順その3:全スタッフに周知したうえで実施する
会社の一部分のみでコスト削減を行っても、その効果は出にくいです。作成したプランを全スタッフに周知したうえで、無理のない範囲でコスト削減に取り組んでもらいます。
スタッフへ周知する段階で、しっかりと理解と納得をしてもらいましょう。スタッフの理解や納得を得られていなければ、いざプランを実行したときに効率が悪いものとなってしまうことも考えられます。
全スタッフへの周知は、コスト削減のプランを成功させるために必要不可欠です。
手順その4:コスト削減を行ったことによる効果を評価する
コスト削減をすることで、経営が良くなっているのかどうかを評価するのも重要です。定期的なフィードバックをスタッフへ行うことで、スタッフ一人一人へコスト削減に対する意識を持ってもらえるようになります。
コスト削減の評価には、以下のような指標を参考にしましょう。
- コスト削減額
- 利益率の向上
- 投資利益率
- 生産性の向上
- 顧客満足度
- 従業員の満足度
- 従業員の離職率
手順その5:改善点を考慮して再実施
改善点を考慮して、プランを再実施するとより効果的となります。「コスト削減に無理がないか?」「やってみたらもう少し大丈夫そう」など、プランに従ってコスト削減をした結果どのようにしたらいいのかを反映させるとよいでしょう。
コスト削減プランは継続的にしてこそ、その効果を発揮します。スタッフの協力を得られるように、プランの見直しをしながら継続的に実施できるようにしましょう。
オフィスのコスト削減を成功させるポイント
オフィスのコスト削減を成功させるポイントは以下の通りです。
- 問題点を抽出する
- リスクを把握する
- 会社全体の問題として行う
- 計画を修正しながら継続する
- コスト削減に必要かどうか取捨選択する
ポイントその1:問題点を抽出する
コスト削減できる項目を闇雲に実施するだけでは、実は必要なコストであったりなど見落としもあるため、かかりすぎている部分を洗い出します。
また、コスト削減の項目は多く、問題点を抽出しなければ、どこから手を付けたらよいのかわからなくなるでしょう。問題点を抽出しておくことで、コスト削減のプラン実行を効率よく進められます。
ポイントその2:リスクを把握する
コスト削減は費用面では改善しますが、これまで行っていたことをしなくなるため、少なからず業務への影響が出ます。コストを削減しすぎるとスタッフのモチベーション低下につながりかねません。
コスト削減を進めていくうえで、業務の効率を落とさずに継続できるかどうかを考えましょう。
ポイントその3:会社全体の問題として行う
コスト削減は会社全体で行ってこそ、その効果を発揮します。必要に応じて担当を決めると、効率的に浸透します。一人一人にできることは限られますが、一人一人が意識していかなければコスト削減を成功させることは難しいでしょう。
ポイントその4:計画を修正しながら継続する
コスト削減では短期間で大幅な改善が見込めるものばかりではありません。スタッフのモチベーションを落とさないように継続できる方法を考えましょう。
定期的なフィードバックは、コスト削減の進捗状況を共有できる方法であり、スタッフのモチベーション維持にもつながります。
ポイントその5:コスト削減する優先順位をつける
コスト削減するにはものによっては、準備期間を要するものもあります。すぐに取り組めそうなものは早めに取り掛かり、同時進行で大掛かりなコスト削減方法の準備をしましょう。
コスト削減の効果が、目に見えてわかりやすいものから始めるのも一つの手段です。
コスト削減を推進することでもらえる補助金
コスト削減を推進することでもらえる補助金は以下の通りです。
- IT導入補助金
- 雇用調整助成金
- 日本商工会議所の小規模事業者持続化補助金
一つずつ解説するので、自社に導入できるかどうか検討してください。
補助金その1:IT導入補助金
IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者の労働生産性の向上を目的とした制度です。ソフトウェアやクラウドサービスなど、ITツールの導入を目的としたものを対象としています。
IT導入補助金はA類型とB類型に分類されており、その詳細は以下の通りです。
A類型 | 企業がITツールを導入する際に支援することで、業務効率化や生産性向上を図る |
B類型 | IT導入することで事業展開を支援する |
公式ウェブサイトで導入できそうなものを確認し、必要書類を準備してから申請を行います。必要書類は、申請書、見積書、事業計画書を用意しましょう。
参照:IT導入補助金2024(サービス等生産性向上IT導入支援事業)
補助金その2:雇用調整助成金
雇用調整助成金とは、会社が経済的な理由で事業を縮小しなければならないときに、スタッフを解雇せず休業や教育訓練を行うための費用をサポートする制度です。
助成額は休業や教育訓練、出向の場合とそれぞれで状況が異なり、需給できる額は以下の通りです。
- 休業・教育訓練の場合は、休業手当や教育訓練にかかる賃金に助成率を乗じて得た額となります。助成率は、中小企業で2/3、大企業で1/2です。
- 出向元事業主の就航労働者の賃金に対する負担額に助成率を乗じた額です。助成率は、中小企業で2/3、大企業で1/2となります。
補助金その3:日本商工会議所の小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金は、小規模の事業者が売り上げ向上や作業効率化を支援するための補助金です。経費の補助上限は50万〜200万円までとなっています。
業務効率化のためにITシステムを導入したり、スタッフのスキルアップのための訓練などに用いられたりします。
オフィスコスト削減によるメリット
オフィスでコスト削減するメリットは、以下の通りです。
- 業務の効率改善
- 新規事業の展開がしやすくなる
- 配当の実施や内部留保がしやすくなる
オフィスコストのメリットをしっかり理解して、可能であれば積極的にコスト削減に取り組んでいきましょう。
メリットその1:業務の効率改善
オフィスでコストを削減する方法として、デジタル化やオートメーション化があります。導入によりこれまで手動で行っていた作業が、少人数で短期間の作業ができるようになります。
メリットその2:新規事業の展開がしやすくなる
会社が成長するにあたって、新規事業への展開は突き当たる壁となるでしょう。コスト削減をすることで、これまでかけていた費用が浮いた分を投資資金として活用できるようになります。
お金だけでなく、事業の効率化も図れるので、新規事業に人員を充てることも可能です。
メリットその3:配当の実施や内部留保がしやすくなる
コスト削減の効果が出て、利益が出せるようになれば、公開会社なら株主に配当もしやすくなります。配当が魅力に働き、株主が定着することや出資者が増えるのもメリットです。
オフィスコスト削減によるデメリット
オフィスでコスト削減するデメリットは、以下の通りです。
- 人材の確保が難しくなる
- 新しい取り組みによる組織の混乱
- コスト削減に対して初期費用がかかる
コスト削減のデメリットを無視してプランを進めると、取り返しのつかない状況にもなりかねません。メリットばかりではなく、デメリットも把握したうえで導入できるかどうかを検討しましょう。
デメリットその1:優れた人材の確保が難しくなる
コスト削減のために人件費を削りすぎてしまうと、スタッフのモチベーション低下につながりかねません。コスト削減のためにリストラを行ってしまうと、優秀な人材も会社の将来に不安を感じ、転職してしまうということも考えられます。
デメリットその2:新しい取り組みによる組織の混乱
業務のプロセスやシステムが変わると、慣れるまでに時間がかかります。スタッフに周知されていなければ、更に混乱し業務効率が低下してしまうことも考えられます。
デメリットその3:コスト削減に対して初期費用がかかる
コスト削減の解決策としてデジタル化やクラウドシステムの導入も考えられますが、導入するにあたって初期費用がかかります。さらに導入したからといって必ずしも、コスト削減の効果が出るとは言い切れません。
オフィスでコストを削減するならビズキューブ・コンサルティングの検討を
オフィスでコスト削減をするには、綿密なプランと全スタッフの協力無くしては実現は難しいでしょう。コスト削減をすることで、逆に業務の効率が低下するのであれば元も子もありません。
オフィスコストを削減するには、自社に導入できそうなものを取捨選択し、コスト面だけでないメリットも考えられるようになるとよいでしょう。なかでもオフィスの賃料は経営にかかるコストでも大部分を占めており、コスト削減の項目としては考えたい項目です。
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